Eine Auswahlliste/Kombinationsfeld in einer Access-Tabelle erstellen, Schritt für Schritt

Access bietet den gleichen Komfort wie Excel mit der Funktion des automatischen Ergänzens von Datenfeldern. Wenn man in Excel die Funktion AutoAusfüllen aktiviert, merkt sich das Programm alle Wörter, die in der Tabelle bereits vorhanden sind. Gibt man in eine Zelle einen Buchstaben ein, schlägt Excel automatisch ein Wort aus seinem Gedächtnis vor, dessen Anfangsbuchstabe mit dem eingegebenen Buchstaben übereinstimmt.
Praktisch ist die Funktion, weil man sich viel Tipparbeit spart, wenn z.B. Namen häufig in einer Tabelle auftauchen oder wenn nur bestimmte Werte eingegeben werden dürfen.
In Access wird diese Funktion mithilfe eines Nachschlagefeldes geboten. Die Auswahlmöglichkeiten können dabei aus einer manuell angelegten Liste oder aus einer Datentabelle bezogen werden.
  1. Hierfür wird die Tabelle, für die diese Funktion eingerichtet werden soll, in der Entwurfsansicht geöffnet
    1. Den Feldnamen, in dem eine Auswahlliste erstellt werden soll markieren (1)
    2. Das Register Nachschlagen öffnen (2)

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    3. Als Steuerelement das Listenfeld (hier fehlen die letzten 3 Einstellungen) bzw. Kombinationsfeld auswählen - Standardmäßig ist Textfeld ausgewählt (3)
    4. Als Herkunftstyp Tabelle/Abfrage auswählen (4)
      ! Für eine eigene Liste, die nicht viele Werte enthält wie Ja oder Nein kann hier "Wertliste" ausgewählt werden, allerdings muss dann bei der Datensatzherkunft die Liste mit Semikolon getrennt eingegeben werden
    5. Als Datensatzherkunft eine Abfrage, die dafür erstellt wurde oder eine Tabelle, aus der die Daten übernommen werden sollen, auswählen (5)
      Hier kann man auch eine SQL-Abfrage basierend auf die ausgewählte Tabelle erstellen, indem man 3 Punkte rechts anklickt.

      Abfragegenarator

    6. Gebundene Spalte ist meistens die ID; Primärschlüssel-Spalte und befindet sich an der ersten Stelle - also eine 1 eintragen (6)
    7. Als Spaltenanzahl 2 eintragen, denn außer dem Primärschlüssel-Spalte sollte eine beschreibende, erklärende Spalte angezeigt werden (7)
    8. Spaltenüberschriften können mit Ja auch angezeigt werden, ist aber nicht notwendig (8)
    9. Die Spaltenbreiten mit Semikolon getrennt in "cm" eintragen. Da die zweite Spalte längere Texte enthält als die erste Schlüssel-Spalte wird hier eine größere Breite angegeben (9)
    10. Zeilenanzahl ist standardmäßig mit 8 angegeben, dies ist in den meisten Fällen ausreichend (10)
    11. Listenbreite ist mit Automatisch ebenfalls ausreichend. Hier wird die Listenbreite der Länge der Spalte angepasst (11)
    12. Nur Listeneinträge kann mit Ja belegt werden, damit wird verhindert, dass bei der Eingabe Werte, die nicht der vorgebenen Liste entsprechen ausgewählt werden können (12)
  2. Im Datenblattansicht kann das Ergebnis angezeigt und ein Auswahl getroffen werden.

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